Практически в любой сфере для получения высокого результата активно применяют тайм-менеджмент. Предлагаем рассмотреть разработки в этой области немецкого эксперта Лотара Зайверта. Он придумал систему ежедневного планирования, которая получила название метод Alpen.

Что такое метод Alpen

Это метод планирования задач для выполнения их каждый день в эффективном режиме. Название техники – это аббревиатура, которая расшифровывается и переводится с немецкого так:

• A – составьте список задач.
• L – оцените, сколько времени нужно вам, чтобы выполнить каждую.
• P – включите в общий список резервное время, которое может потребоваться на всякий случай.
• E – правильно оцените и расставьте приоритеты.
• N – сделайте анализ выполненных задач и оцените итоги.

Применение метода позволяет понять, сколько времени необходимо для выполнения той или иной задачи. А также определить первостепенные цели, и те, которые можно отложить на потом. Метод можно успешно применять во время учебы как в школе, так и в ВУЗе.

Как планировать дела по методу Alpen

Суть метода сводится к аббревиатуре. Поэтому для использования Alpen стоит отталкиваться от этого.

Составьте список

Надо составить список дел, который нужно сделать сегодня. Выписать можно в телефон, ежедневник, блокнот или иначе. Не стоит составлять список в уме, так как объемы «оперативной» памяти у человека ограничены.

Также не стоит сразу же расставлять приоритеты. Нужно просто составить список всех дел подряд. Очень поможет такой список во время сессии или тяжелых периодов во время учебы в школе.

Оцените, сколько нужно времени

Нужно тщательно подумать, сколько минут или часов может занять выполнение той или иной задачи. Понятно, что точно определить не получится, поэтому лучше устанавливать примерные рамки. Когда все расчеты будут произведены, подвести «итого». Не стоит забывать, что каждому человеку нужно разное время на отдых и на «переключиться». Поэтому важно реально оценивать свои возможности.

Запланируйте буферное время

Человек не может без передышки заниматься делами весь день. Его может отвлечь шум за окном или звонок от родителя. Поэтому буферное время обязательно должно быть. Если что-то пойдет не так, такие слоты помогут справиться с авралом, не «забирая» при этом время у другой задачи.

Продолжительность буферных слотов можно определять самостоятельно. В идеале, по методу Alpen, они должны составлять примерно 40% рабочего времени.

Приоритезируйте задачи

После всех подсчетов становится понятно, что все дела за сутки без сна и отдыха, не переделать. Поэтому стоит расставить приоритеты и определить, какие задачи обязательно нужно сделать сегодня, а какие можно перенести или отменить.

Отлично подойдет матрица Эйзенхауэра. Все задачи из списка можно условно разделить на 4 категории:

• Срочные и важные, то есть те, которые нужно сделать в первую очередь.
• Важные, но не очень срочные. Их стоит перенести на второй план. Приступать к их выполнению нужно тогда, когда будут выполнены дела из первого блока.
• Срочные, но не важные. Их можно передать другому человеку или сделать после того, как будут выполнены дела из первых двух блоков.
• Несрочные и неважные. Их вовсе стоит вычеркнуть из списка, или сделать тогда, когда будет больше свободного времени.

Список сократится, станет более реалистичным, а человек не попадет в ловушку срочности. Применение матрицы будет эффективным во время промежуточных аттестаций или годовых контрольных работ в школе, когда студенты и ученики пытаются в короткие сроки успеть много и сразу.

Подведите итоги

В конце рабочего дня нужно подвести итоги и понять, насколько сработал метод Alpen. Для этого можно взять ежедневник или отдельный лист бумаги, и честно ответить на следующие вопросы:

• Какие задачи удалось выполнить, а какие нет?
• Хватило ли времени, чтобы осуществить все поставленные цели?
• Правильно ли я провел расчеты? Или нужно «закладывать» больше времени?
• Достаточно ли буферного времени? Или нужно больше при форс-мажорах?
• Успеваю ли я делать срочные и важные дела? Есть ли «горящие» дедлайны? Не попал ли я в воронку срочности?
• Какие коррективы нужно внести в план, чтобы его выполнение стало более комфортным?

Когда будут подведены итоги, можно приступить к составлению плана на следующий день, учтя все предыдущие ошибки.

Преимущества и недостатки

Прежде чем начать применять метод Alpen на практике, стоит оценить его преимущества и недостатки. К положительным моментам можно отнести:

• День расписан подробно и в деталях.
• Есть буферное время, которое можно использовать для отдыха или прогулки.
• Время используется довольно эффективно.
• Выявлены приоритетные задачи, которые в течение дня остаются в фокусе.

К отрицательным моментам можно отнести:

• В первое время довольно много ресурсов тратится на планирование.
• Людям, которые не могут самостоятельно организовать собственное время, очень сложно дается эта «бюрократия».
• Иногда возникает «негибкость», когда человек боится отступить от намеченного плана.

Метод Alpen довольно эффективен, если к его применению подходить с умом.