Для повышения эффективности учебного процесса и продуктивности можно применять технику GTD. Но не все знают, что это за методика и как ее применять на деле.

Что такое GTD

GTD – это аббревиатура, которая расшифровывается как Getting Things Done. Дословный перевод с английского: «привести дела в порядок». Это уникальная методика повышения эффективности и продуктивности, а также одноименная книга бизнес-тренера Дэвида Аллена.

Основная концепция – успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что приносит удовольствие. То есть, важнее не распихивать задачи по спискам, а вовремя их завершать. Но, чтобы достичь своих целей, нужно правильно составлять эти списки, а также верно расставлять приоритеты.

Преимущества и недостатки метода GTD

Прежде чем начать применять методику GTD, необходимо оценить положительные и отрицательные стороны.

Преимущества

Сюда можно отнести:

• Сокращение когнитивной нагрузки, снижение умственного напряжения. Такие признаки проявляются, когда человек пытается одновременно решить сразу несколько задач. Важный плюс для эффективного обучения.
• Устранение необходимости одновременно решать сразу несколько вопросов. Это необходимо для того, чтобы как можно дольше поддерживать рабочий ритм в процессе учебы.
• Обеспечение единого источника информации, вне зависимости от того, будет она справочной, учебной или научной.
• Четкое представление о том объеме материала, который нужно освоить. При необходимости, приоритеты расставляются заново, а сроки исполнения переносятся на более комфортные.

Недостатки

Сюда можно отнести:

• Нужно много времени на подготовку. Если не изучить методику, руководствоваться ее принципами не получится.
• Система довольно гибкая. Метод позволяет организовывать задачи, а не планировать их выполнение на длительный срок. Например, на неделю или на месяц.

Есть люди, которые не могут полноценно работать с методом GTD в силу его гибкости. Поэтому можно его сочетать с другими методиками.

Методология GTD

Прежде чем начать изучение методики GTD и применять ее на практике, следует понять ее суть. Существуют и другие методы планирования. Например, матрица Эйзенхауэра. Здесь цель — выделить самую важную и срочную задачу, отмести все неважное и несрочное.

Методика GTD действует по иному принципу – каждая задача важна и выполнить ее нужно в установленные сроки. Планирование состоит из нескольких этапов.

Сбор информации

Каждую задачу нужно проработать. То есть, собрать необходимую информацию, объединить ее в один «блок», а потом «выгрузить» в одно определенное место. Так будет доступ к сведениям, которые нужны для успешного освоения учебного материала.

Обработка и организация входящих

Каждое дело нужно «разобрать» на составляющие. То есть, выяснить приоритет, суть, сроки исполнения, поставленные объемы. Как только этот этап будет выполнен, можно переходить к организации. То есть, распределить учебный материал по проектам, установить сроки, делегировать часть обязанностей.

Исполнение

Теперь можно приступать к исполнению поставленных задач, учитывая сроки, объемы и приоритеты.

Обзор

При исполнении нужно регулярно сверяться со списком поставленных и запланированных задач. Возможно, придется добавлять новые пункты или удалять ненужные. Также нужно внимательно следить за каждым проектом, учитывать сроки исполнения и поставленные объемы. Поэтому обзор необходимо проводить регулярно.

Реализация метода GTD в рамках управления работой

Важно не хранить всю информацию в голове, следует организовать отдельный внешний носитель. Для примера, можно воспользоваться системой фиксирования в 5 этапов – инструментом управления работой. Он поможет преобразовать полученную информацию в практические задачи, что поможет находиться в ресурсе долго время.

Нужно выбирать такой внешний носитель, который поможет не только преобразовывать получаемую информацию, но и организовывать ее на нескольких уровнях: персональном, проектном и программном. Это необходимо не только для того, чтобы выполнять личные дела и задачи, но и отслеживать второстепенные цели, которые следует выполнить во время учебного процесса.

В чем разница между GTD и списком задач

Когда формируется список задач, в нем, как правило, учитываются только важные и срочные. Остальные не учитываются. Но делать это нужно, так как неважные и несрочные задачи все равно прокручиваются в голове, тем самым отвлекая человека. От этого эффективность обучения и продуктивность падают.

Метод GTD работает иначе – учитываются абсолютно все задачи. Это поможет не только разгрузить мозг, но и использовать максимум человеческих ресурсов для работы.

Методика GTD актуальна для всех возрастов, профессий и специальностей. Автор Дэвид Аллен работал с людьми различных направленностей – космонавтами, музыкантами, поварами, руководителями крупных компаний. Система может принести пользу, со слов автора, как обычному подростку, который обучается в школе или в ином учебном заведении, так и крупной нефтяной компании. Но методика может быть как полезной, так и бесполезной. В первую очередь, нужно учитывать склад ума, а потом переходить к планированию и систематизации.